E-Rechnung: Was Unternehmen vor 2027 vorbereiten sollten

Was gilt bereits?

Bei der E-Rechnung werden Rechnungsdaten strukturiert übermittelt und können maschinell verarbeitet werden. Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht. Im inländischen unternehmerischen Geschäftsverkehr müssen Unternehmen seit 1. Januar 2025 grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Das betrifft auch Kleinunternehmer, obwohl für sie eine Ausnahme von der Ausstellungspflicht besteht.

Ein E-Mail-Postfach kann den Empfang ermöglichen. Damit ist der gesamte Prozess aber noch nicht gelöst: Die Rechnung muss intern ankommen, geprüft, freigegeben und im maßgeblichen Format aufbewahrt werden.

Was ändert sich 2027?

Bis Ende 2026 können Rechnungsaussteller die allgemeine Übergangsregel nutzen. Für 2027 hängt die weitere Übergangsmöglichkeit unter anderem vom Vorjahresumsatz ab: Bei höchstens 800.000 Euro kann sie grundsätzlich noch bis 31. Dezember 2027 genutzt werden. Für bestimmte EDI-Verfahren gibt es eine gesonderte Übergangsregel.

Wer über dieser Umsatzgrenze liegt, sollte die E-Rechnungsausstellung für die erfassten Umsätze ab 2027 vorbereitet haben. Die Regeln gelten nicht pauschal für jede Rechnung: Unter anderem Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise sind ausgenommen; auch die Art des Umsatzes ist zu prüfen.

Ihr nächster Schritt

1. Vorjahresumsatz und betroffene Ausgangsrechnungen feststellen.
2. Mit der eingesetzten Software eine strukturierte Rechnung erzeugen und testweise einlesen.
3. Empfang, Vertretung, Prüfung und Archivierung schriftlich zuordnen.
4. Ausnahmen und Übergangsregeln mit dem konkreten Umsatz abgleichen.

Ein sinnvolles Testziel ist ein durchgängiger Musterfall vom Rechnungseingang bis zur Buchung. Ein bloß eingerichtetes Postfach beweist diesen Ablauf noch nicht.